Modellprojekt:

vhs-digital - Die Digitalisierung eines Unternehmens der Erwachsenenbildung modellhaft am Beispiel der Kreisvolkshochschule Mansfeld-Südharz e.V.

Das Modellprojekt wurde gefördert durch das Ministerium für Bildung des Landes Sachsen-Anhalt.

Die Projektlaufzeit erstreckte sich über 3 Jahre von 2018 bis Februar 2021

Das Projekt steht kurz vor Abschluss.

Was haben wir erreicht?

Unser Ziel, die Digitalisierung das Unternehmens Kreisvolkshochschule Mansfeld-Südharz e.V. ist erfüllt.

Einführung eines Dokumentenmanagmentsystems - ecoDMS ist einsatzbereit, es kann ab 01.01.2021 für das "papierlose Büro" von allen Verwaltungsbereichen genutz werden.

Es dient dann nicht nur der Abspeicherung der verwaltungsrelevanten Daten, sondern auch der Durchführung und Dokumentation der damit verbundenen Verwaltungsabläufe.

Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Kreisvolkshochschule Mansfel-Südharz e.V. waren über die drei Jahre an der Entwicklung der internen Strukturen und der Anpassung des Workfows im ausgewählten Dokumentenmanagementsystem beteiligt.

Um das Dokumentenmanagementsystem und Bürosoftware dezentral zu nutzen wurde ein Terminalsystem eingerichtet. Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können dezentral auf ihr persönliches Terminal zugreifen. Die Möglichkeit steht jedem in jeder Geschäftsstelle, im Home-Office und welteit bei Netzzugang ohne Einschränkungen zur Verfügung.

Datenschnittstellen wurden geschaffen und weitgehend automatisiert.

In diesem Zusammenhang wurden:

- die hinter der Internetseite erwachsenenbildung-lsa.de liegende Datenbank (der Teil der Kreisvolkshochlule Masnfeld-Südharz e.V.) wurde als Datenlieferant für

     *
digital-signagefähige Bildschirme in Foyers und Kontaktbüros eingerichtet, die relevante Daten wie
        Kursbeginne, Raumplanungen und weitere Daten aus einer zentralen Datenbank lesen und für
        Teilnehmer, Dozenten und MItarbeiter jeweils ortsbezogen darstellt

      * die Internetseite der KVHSMSH e.V. (www.vhs-msh.de, ein Internetshop) eingerichtet

- ein zentrales Druck- und Scannsystem wurde eingerichtet

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Teilnehmer und Dozenten wurden für die Digitalisierung sensibilisiert

- es fand eine ständige Einbeziehung in alle Veränderungsprozesse statt

- die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gestalteten weitgehend die Veränderungsprozesse mit

- die Kompetenzen aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Bereich Digitalisierung wurden erheblich
  erhöht, eigene Gestaltungsmöglichkeiten werden erkannt und im Team umgesetzt

- die tiefgründige Auseiandersetzung mit komplexen Prozessabläufen führte zu einem neuen
  Verständniss der Arbeit anderer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und zu verinnerlichten
  Arbeitsabläufen in der digitalisierten Verwaltung

- Teilnehmer, Dozenten und Mitarbeiter wurden für die Nutzung des Shopsystems für Anmeldungen,
  Zahlung der Kursgebühren und Nutzung von Onlineschulungen sensibilisert

Die Zukunft?

Allen Beteiligten Personen ist klar, dass die Digitalisierung mit Projektende nicht abgeschlossen ist, neue Aufgaben und veränderte Arbeitsbedingungen sich etablieren werden. Allen ist aber auch klar, dass jeder Einzelne die Veränderungen der Arbeitswelt selbst durch aktive Mitarbeit gestalten kann.

Mansfeld-Südharz, 20.01.2021

Das Team der KVHS MSH e.V.