Modellprojekt:
vhs-digital - Die Digitalisierung eines Unternehmens der Erwachsenenbildung modellhaft am Beispiel der Kreisvolkshochschule Mansfeld-Südharz e.V.
Das Modellprojekt wurde gefördert durch das Ministerium für Bildung des Landes Sachsen-Anhalt.
Die Projektlaufzeit erstreckte sich über 3 Jahre von 2018 bis Februar 2021
Das Projekt ist abgeschlossen.
Was haben wir erreicht?
Unser Ziel, die Digitalisierung das Unternehmens Kreisvolkshochschule Mansfeld-Südharz e.V. ist erfüllt.
Einführung eines Dokumentenmanagmentsystems - ecoDMS ist einsatzbereit, es wird ab 01.01.2021 für das "papierlose
Büro" von allen Verwaltungsbereichen genutzt.
Es dient dann nicht nur der Abspeicherung der verwaltungsrelevanten Daten, sondern auch der Durchführung und Dokumentation
der damit verbundenen Verwaltungsabläufe.
Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Kreisvolkshochschule Mansfel-Südharz e.V. waren über die drei Jahre an der Entwicklung
der internen Strukturen und der Anpassung des Workfows im ausgewählten Dokumentenmanagementsystem beteiligt.
Um das Dokumentenmanagementsystem und Bürosoftware dezentral zu nutzen wurde ein Terminalsystem eingerichtet. Alle
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können dezentral auf ihr persönliches Terminal zugreifen. Die Möglichkeit steht jedem in jeder
Geschäftsstelle, im Home-Office und weltweit bei Netzzugang ohne Einschränkungen zur Verfügung.
Datenschnittstellen wurden geschaffen und weitgehend automatisiert.
In diesem Zusammenhang wurden:
- die hinter der Internetseite erwachsenenbildung-lsa.de liegende Datenbank
(der Teil der Kreisvolkshochschule Mansfeld-Südharz e.V.) wurde als Datenlieferant für
* digital-signagefähige Bildschirme in Foyers und Kontaktbüros eingerichtet, die relevante Daten wie
Kursbeginne, Raumplanungen und weitere Daten aus einer zentralen Datenbank lesen und für
Teilnehmer, Dozenten und MItarbeiter jeweils ortsbezogen darstellt
* die Internetseite der KVHSMSH e.V. (www.vhs-msh.de) als ein Internetshop eingerichtet.
Verbindliche Anmeldungen sind möglich. Als Zahlungsarten wurden Überweisung, Zahlung vor Ort und Paypal eingerichtet
und weitestgehend automatisiert
- ein zentrales Druck- und Scannsystem wurde eingerichtet.
* Dokumente können in allen Geschäftsstellen direkt in das Dokumentenmanagementsystem gescannt werden.
* Ausdrucke sind aus allen Geschäftsstellen in alle Geschäftsstellen möglich
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Teilnehmer und Dozenten wurden für die Digitalisierung sensibilisiert
- es fand eine ständige Einbeziehung aller Mitarbeiter*innen in alle Veränderungsprozesse statt
- die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gestalteten weitgehend die Veränderungsprozesse mit
- die Kompetenzen aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Bereich Digitalisierung wurden erheblich
erhöht, eigene Gestaltungsmöglichkeiten werden erkannt und im Team umgesetzt
- die tiefgründige Auseinandersetzung mit komplexen Prozessabläufen führte zu einem neuen
Verständnis der Arbeit anderer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und zu verinnerlichten
Arbeitsabläufen in der digitalisierten Verwaltung
- Teilnehmer, Dozenten und Mitarbeiter wurden für die Nutzung des Shopsystems für Anmeldungen,
Zahlung der Kursgebühren und Nutzung von Onlineschulungen sensibilisiert
Die Zukunft?
Allen Beteiligten Personen ist klar, dass die Digitalisierung mit Projektende nicht abgeschlossen ist, neue Aufgaben und veränderte
Arbeitsbedingungen sich etablieren werden. Allen ist aber auch klar, dass jeder Einzelne die Veränderungen der Arbeitswelt selbst
durch aktive Mitarbeit gestalten kann.
Mansfeld-Südharz, 20.01.2021
Das Team der KVHS MSH e.V.